Los ciudadanos entregan cada vez que realizan un trámite ua media de cinco papeles, más las correspondientes fotocopias. Eso supone más de un millón de folios al año que se podrán ahorrar cuando se ponga en marcha la gestión electrónica de todo este papeleo. Los usuarios ya no tendrán que hacer una fotocopia de los documentos que entregan.
El director general de Nuevas Tecnologías, Miguel Quintanilla, destaca que primero se eliminará el papel en las diferentes oficias de atención al ciudadano. "Tenemos un trasiego de papel tremendo y lo que más nos preocupa es el tiempo que se pierde moviendo los folios de un departamento a otro. Hay empleados que sólo se dedican a mover papeles", señala Quintanilla, quien añade que un papel puede tardar hasta cuatro días, desde que se entrega en una oficina de distrito, por ejemplo, hasta que llega a su destino. "Al día siguiente", aclara, "puede llega al Metropol, alguien los clasifica, después tiene que esperar a un conductor para llevarlo a otro centro gestor. El Ayuntamiento tiene hasta 55 ubicaciones distintas de oficinas y los conductores no van a todos lados todos los días. Es un sistema totalmente ineficiente. Atendemos a 600 personas al día. Al final, las tongas de papel de los distritos vienen a las oficinas centrales y cada día hay alguien que los clasifica y los distribuye a los centros gestores, por los distintos edificios". Con el nuevo sistema, asegura, la solicitud tardará minutos en llegar a su destino a través de soporte electrónico. De momento, se han instalado en varios puestos de atención al ciudano una pequeña tableta y un scaner conectados al ordenador.
La tableta se usa para recoger la firma del ciudadano en la instancia, una firma que tiene plena validez legal. Los empleados escanean la documentación, graban la solicitud del ciudadano y le entregan un justificante de lo que ha presentado con la firma electrónica. Todo esto pasa a una bandeja de la oficina de gestión del ciudadano donde hay una persona que está todo el día dirigiendo de manera electrónica las solicitudes a los departamentos de urbanismo, servicios sociales, tráfico, seguridad y otros.
Este nuevo sistema sin papel, que se pretende poner en marcha antes de que comience el verano, dificulta además que alguna solicitud se puedan colar y, lo más importante según Quintanilla, que se pierdan los documentos durante el trasiego por el laberinto administrativo. Una vez que se implante en la Oficina de Información a la Ciudadanía, se desarrollará en los centros gestores. "Con la tramitación informática, un papel no se puede perder. Tampoco se pueden colar, porque tienen un orden registrado de manera informática", sostiene. Por otro lado, en este momento está en fase de licitación la implantación del expediente electrónico. Los centros gestores no sólo recibirán el expedien de manera electrónica, sino que lo tramitarán y resolverán de la misma manera. Este sistema se adjudicará en menos de un mes.¡ Además, a partir de mañana, todas las resoluciones y decretos se van a generar y firmar en formato electrónico. "Hemos formado a más de 300 personas y a partir del 2 de marzo no se admitirán resoluciones que no estén firmadas por medios electrónicos", destacó.
