El bienio 2015-2016 será recordado y pasará a la historia, entre otras cosas, por haber sido un complejo e inédito periodo durante el que los españoles hemos vivido dos campañas electorales y tres debates de investidura. Desde el estrado parlamentario se ha hablado mucho de política, de economía, de regeneración, de corrupción y de transparencia. Sin embargo, poco -más bien nada- se ha discutido, como ya han puesto de manifiesto algunas voces críticas, sobre cultura y, menos aún, añadimos nosotros, sobre archivos y gestión documental. Hoy -tal como quedó reflejado en el VI Encuentro de Archiveros de Canarias organizado en 2015 por Asarca (Asociación de Archiveros de Canarias)-, cuando los gestores de información y documentación y todos los profesionales de la archivística están convencidos de los beneficios que presenta una adecuada gestión de documentos como apoyo necesario a las políticas de transparencia, el silencio oficial con respecto a este tipo de cuestiones resulta, cuando menos, preocupante. Porque la gestión documental -ese conjunto de normas y prácticas dirigidas a administrar la creación, flujo y conservación de los documentos producidos en las organizaciones, y en cuya definición los archiveros desempeñan, o deberían desempeñar, un papel de primer orden-, se ha erigido en una herramienta indispensable para determinar el control, la adecuada valoración y la apropiada recuperación de la información y de los documentos generados en el desarrollo de sus funciones por los organismos e instituciones.

Por lo tanto, la transparencia y la lucha contra la corrupción tienen primero en la gestión documental, y después en los archivos, unos aliados de excepción. De este modo, se ha de contar con los archiveros y gestores documentales en la redacción de las leyes de transparencia, de procedimiento administrativo y, lógicamente, en la composición de las leyes de archivos, ya que así se contribuirá a garantizar que la accesibilidad, eficacia y seguridad presiden los flujos documentales, caracteres todos que redundan de manera positiva sobre la puesta en marcha de políticas de transparencia. En Canarias, la ley de archivos data del año 1990, habiéndose requerido por los profesionales vinculados a la documentación, y, entre otras cuestiones, ante la transformación imparable hacia el ámbito digital que presenta la administración, la redacción de un nuevo texto legal que se adecue a esta nueva realidad electrónica y que en ella, del mismo modo, sea reconocida y se evidencie de manera definitiva el rol de los archivos y archiveros como parte activa de las Administraciones Públicas, abandonando ese histórico papel por el que tradicionalmente se les ha considerado como meros receptores de documentos administrativamente inactivos. Pues bien, estamos de enhorabuena. El 27 de septiembre de 2016 la responsable de la Consejería de Turismo, Cultura y Deportes (Gobierno de Canarias), doña María Teresa Lorenzo Rodríguez, a raíz de una pregunta efectuada por la diputada María Victoria Hernández en la sede parlamentaria autonómica, adelantó que en breve estaría disponible el borrador del nuevo texto legislativo en materia de patrimonio documental con lo que -o al menos eso esperamos-, se iniciará una nueva etapa en la relación que ha de establecerse entre la archivística, la gestión documental y la administración pública insulares. Porque los archivos no son montañas de papeles viejos. Sí, ni son "montañas de papeles", ni estos son sólo viejos; ni siquiera son ya en muchos casos "papeles", haciendo acto de presencia cada vez con mayor fuerza en el ámbito documental los mapas de bits y las codificaciones propias de los entornos digital y electrónico. Porque los principios archivísticos y los que presiden los mecanismos propios de la gestión de la información también se aplican -o deberían aplicarse- a esta documentación administrativa vigente y activa. De ahí, que cuanto más regulados estén los procesos y flujos documentales, más eficaz y transparente será la administración. Cuanto más definidos estén los sistemas archivísticos, mejor será el tratamiento y el flujo documental. En definitiva, cuanto mejor planificados estén los procesos documentales, menos posibilidad habrá para que la arbitrariedad haga acto de presencia. Hoy, que la administración electrónica ya es una realidad, aunque existan todavía problemas para su implantación definitiva y total, tenemos puesta nuestra esperanza en que la nueva ley de archivos se convierta, con la participación de los archiveros y los demás agentes documentales, en un sólido apoyo para regular y garantizar una mayor eficacia. De esta manera, y a modo de ejemplo, podríamos dar un paso de gigante si a través de esta nueva ley todos los municipios canarios pudieran contar con archiveros profesionales. Como muestra un botón: en la actualidad ni una decena de municipios de Gran Canaria posee archivero y... si no hay archivero podrá haber "montañas de papeles", pero nunca se contará con verdaderos archivos y con toda probabilidad el descontrol sobre la documentación será una nefasta realidad. Penoso panorama que es necesario solventar con urgencia. Ejemplos a imitar como los de San Bartolomé de Tirajana (Gran Canaria), La Laguna y La Orotava (Tenerife), Los Llanos de Aridane (La Palma) o Teguise (Lanzarote), entre otros, son muestras esperanzadoras, no sólo de que ese panorama desolador puede cambiarse, sino sobre todo del gran trabajo emprendido por sus respectivos archiveros municipales.

Sin apartarnos de este tema, pero cambiando de ámbito territorial, los esfuerzos por garantizar la conservación de la documentación partiendo de criterios de valoración y selección documentales enfocados hacia la profundización en estrategias de transparencia, ha llevado a la no menos trascendente y reciente solicitud de la responsable del Archivo Histórico Nacional de España (Madrid), doña Carmen Sierra Bárcena, dirigida a que los papeles generados por los presidentes del gobierno español se conserven en el citado centro archivístico. No quiere ello decir que la documentación pueda ser consultada de manera indiscriminada y sin control, ya que muchos de esos papeles pueden ser confidenciales o decisivos para la defensa del país. Por el contrario, ello significa que los documentos se conservarán de manera adecuada y serán sometidos a los procesos de valoración precisos partiendo de los criterios profesionales y archivísticos pertinentes. Nuevamente esa acción se traducirá en una ajustada gestión de la transparencia y en el desarrollo de garantías para que la historia próxima sea salvaguardada.

En definitiva, batallar contra la corrupción y trabajar en beneficio de la transparencia no es una labor que sólo deban llevar a cabo los políticos y los jueces. Todos estamos implicados en este combate y los agentes documentales tienen mucho que decir en un mundo en que generar, preservar, difundir y hacer accesible la documentación y la información son acciones primordiales sobre las que sustentar los principios democráticos de nuestra sociedad.

(*) Archivero. Sociedad Científica El Museo Canario