Google propone una transformación radical en el funcionamiento interno de las empresas a través de una serie de herramientas. Gracias a la conjunción de estas aplicaciones, muchas de ellas conocidas por el público general, se consigue una mayor rapidez y eficiencia en el trabajo que se traduce en términos económicos.

Juanjo García, territory manager de Google for work, profundizó en los beneficios de estas herramientas ayer en la primera sesión de las jornadas Open Innovation, organizadas por Lopesan y ULPGC. Un encuentro dirigido a captar el talento y el conocimiento dentro de la empresa con la colaboración de los alumnos de la universidad.

El delegado de Google explicó que la combinación de varias herramientas, como Gmail (correo), Calendar (calendario), Drive (almacenamiento) y Hangouts (mensajería y videollamadas) permite al trabajador ser más rápido, más ágil, más eficiente y más colaborativo.

"Con estas herramientas se cambia por completo la forma de trabajar de una empresa. Ya no es algo muy metódico y tradicional, sino algo completamente revolucionario en la forma de compartir, de ser transparente, de ver agendas, calendarios, recursos de salas y de trabajar en un documento en tiempo real", apuntó García.

A día de hoy, según el delegado de Google, las empresas están acostumbradas a funcionar de una manera poco práctica que ralentiza la actividad diaria. "Por ejemplo, nuestro jefe nos manda una hoja de cálculo para actualizar una serie de datos. Nos llega por correo, lo descargamos, hacemos una copia local, la editamos y luego volvemos a responder a nuestro jefe con nuestros datos. Al final alguien tiene que recibirlo, consolidar todos los datos y hacer una copia definitiva para el jefe", señaló.

Sin embargo, utilizando las herramientas de Google el proceso cambia completamente. "Ahora el jefe comparte (no envía) una hoja de cálculo, a nosotros nos llega un enlace para entrar, entramos en el mismo fichero del jefe, actualizamos los datos y nos vamos", añadió.

Esta práctica es "más eficiente" porque no es necesario hacer copias ni ocupar un espacio en el disco local, sino que se trabaja en un mismo fichero y en tiempo real. "Ves cómo cada uno va poniendo sus cifras. En cinco minutos nos hemos ido todos y el jefe lo tiene actualizado", subrayó.

Esta forma de trabajar no sólo beneficia a la empresa, sea grande o pequeña, sino también a los propios trabajadores porque la jornada es más eficiente y se evitan las horas de más. "Trabajas tus horas, pero mucho más eficiente porque no necesitas estar esperando a que alguien te responda. Lo habitual es que esperes al día siguiente a ver si tu partner te responde, ahora vas directamente a tu fichero a ver si ya te ha actualizado los datos", explicó.

El delegado de Google reconoció que no es sencillo que las empresas se sumen a esta propuesta porque supone una gran transformación. "No es tan fácil porque tienen que entender que el lunes van a trabajar de otra manera. Desde luego cuando lo descubren, no hay vuelta atrás. Es un paso de gigantesco de eficiencia", afirmó.

Según García, cuando adoptan estas herramientas los trabajadores no vuelven a adjuntar ficheros porque "no tiene ningún sentido", ni tampoco se preocupan si el destinatario lo ha recibido o qué capacidad tiene su buzón.