¿Pueden tus jefes añadirte a un grupo de WhatsApp sin permiso? Esto dice la ley

El uso de WhatsApp en el ámbito laboral se ha vuelto algo cotidiano. Muchas empresas utilizan esta aplicación para coordinar tareas, compartir información o incluso asignar trabajos en tiempo real. Sin embargo, esta práctica ha generado controversias legales, especialmente cuando los empleados son incluidos en grupos sin su consentimiento.

La clave del debate radica en que el número de teléfono es un dato personal protegido por la ley, y su uso indebido puede vulnerar la normativa sobre privacidad y protección de datos. Además, puede afectar la conciliación entre la vida laboral y personal, especialmente cuando no existen límites claros en los horarios de comunicación.

¿Qué dice la ley sobre los grupos de WhatsApp en el trabajo?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa española establecen que cualquier tratamiento de datos personales debe contar con una base legal. En este contexto, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido resoluciones con distintos criterios:

Caso 1: WhatsApp como herramienta válida para la organización del trabajo

En enero de 2023, la AEPD archivó la reclamación de un trabajador que había sido añadido sin su consentimiento a un grupo de WhatsApp en su empresa. La resolución argumentó que el uso de esta aplicación podía justificarse si servía para gestionar tareas y coordinar equipos, siempre que se limitara a los datos mínimos necesarios y se informara previamente a los empleados.

Caso 2: Sanción por vulneración de derechos

En otra resolución, la AEPD multó a una empresa por incluir a una empleada en un grupo de WhatsApp sin su permiso, a pesar de que ella había solicitado recibir la información por correo electrónico. En este caso, la agencia consideró que la empresa debía respetar las preferencias de comunicación del trabajador.

Cuándo es legal añadir a un empleado a un grupo de WhatsApp

Para que la inclusión en un grupo de WhatsApp sea legal, deben cumplirse ciertos criterios:

• Finalidad laboral: el grupo debe usarse exclusivamente para temas de trabajo.
• Uso de dispositivos corporativos: si se emplea un teléfono de empresa, la inclusión puede estar justificada.
• Información previa: la empresa debe informar al trabajador sobre el uso de WhatsApp como canal de comunicación.
• Minimización de datos: no se debe exponer información personal innecesaria.
• Respeto a la privacidad: si el empleado prefiere otro medio de comunicación, la empresa debe tenerlo en cuenta.

Derecho a la desconexión digital

La Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021) establece el derecho de los trabajadores a la desconexión digital, lo que significa que una empresa no puede exigir respuestas fuera del horario laboral. Incluir a un empleado en un grupo de WhatsApp y enviar mensajes fuera del horario de trabajo podría considerarse una vulneración de este derecho.

¿Pueden obligarte a estar en un grupo de WhatsApp del trabajo?

Depende. La normativa no prohíbe expresamente que una empresa cree grupos de WhatsApp con sus empleados, pero debe cumplir con ciertos requisitos legales y respetar la privacidad de los trabajadores. Si un empleado prefiere otro canal de comunicación, la empresa debe ofrecer alternativas.

Antes de incluir a alguien en un grupo de WhatsApp, es recomendable que las empresas soliciten su consentimiento y establezcan políticas claras de comunicación para evitar problemas legales y mejorar el ambiente laboral.