El Ayuntamiento de Tinajo lidera en Lanzarote la implantación de la Administración Electrónica, herramienta que aplica desde el año 2014, y también ha sido una de las primeras instituciones de Canarias en culminar ese proceso. Entre los objetivos de esta iniciativa figuran la transparencia institucional, la simplificación de trámites, la mejora de la atención a los ciudadanos y la eliminación progresiva del uso del papel en las entidades públicas.
La avanzadilla de Tinajo en ese ámbito ha sido dada a conocer en diversas jornadas y congresos nacionales. El último de los encuentros en los que se ha expuesto la experiencia de este municipio ante expertos nacionales en Administración Electrónica ha sido el II Congreso de Archivos de Canarias, que hoy se clausura en el salón de actos del Cabildo de Lanzarote y en el que participó ayer el director de Gestión Documental y Archivo y delegado de Protección de Datos del Ayuntamiento de Tinajo, Pedro Cabrera Hernández.
El técnico explicó que los primeros pasos para llevar la Administración digital al consistorio de Tinajo los dieron en el año 2008, pero entonces no avanzaron más porque el sistema que eligieron para implantarlo "le daba la espalda a la legislación vigente y no se podía adaptar fácilmente a la misma. Tampoco estaba preparado para que todos los departamentos del Ayuntamiento pudieran trabajar con el citado sistema, que estaba más orientado a la tramitación urbanística". Otro de los inconvenientes fue que durante los últimos diez años, precisó Cabrera, "han pasado unos seis o siete secretarios interventores por Tinajo y fue imposible avanzar más en la Administración Electrónica". Añadió que "si no tienes un impulso del jefe funcional del Ayuntamiento y no sabemos exactamente a dónde queremos llegar y qué hacer, es imposible porque nadie se va a comprometer, ya que sabe que va estar por un tiempo determinado en la institución y luego viene otro".
Una vez se estabilizó la organización municipal con el actual secretario, Luis Fernández, "decidimos implantar un nuevo sistema y recurrimos a Gestiona y desde 2014 en Tinajo trabajamos sin papel", apuntó Cabrera.
Un equipo multidisciplinar
Se creó un grupo de trabajo multidisciplinar en el que estaban representados el servicio jurídico, la Secretaría General del Ayuntamiento, el sistema de gestión documental, los archiveros y los técnicos de cada departamento, como Urbanismo y Servicios Sociales, entre otros, para que también dieran su criterio al respecto.
Ese trabajo en equipo, la elección correcta de las herramientas y que las mismas cumplan con la legislación vigente, el apoyo político, la implicación de los trabajadores municipales (la plantilla de Tinajo la forman 87 laborales y 20 funcionarios) y el hecho de que Tinajo sea un municipio pequeño, el segundo de Lanzarote con menos población censada (unos 6.120 residentes), tan solo por detrás de Haría (5.000), han contribuido a su vez al éxito de la implantación electrónica.
La ventaja del documento electrónico es que se puede gestionar de manera global. "Cuando trabajábamos con el papel y las carpetas, cada uno hacía su informe, se lo quedaba y metía una copia en el expediente de papel, donde también estaban las notificaciones y otros documentos relacionados con el mismo. Era imposible saber dónde estaban las cosas hasta que llegaban al archivo y los archiveros solucionábamos esta situación", puso de ejemplo Cabrera.
Ahora, con la Administración Electrónica, "lo que se pretende es que ese procedimiento se haga desde el principio. Cuando das de alta un trámite tienes que saber quién lo hace, para qué, cuál es la legislación vigente, el cómputo de plazo, si pone fin a la vía administrativa o no, si puede dar lugar a recurso o no, cuánto tiempo se va a conservar o en cuánto a eliminar y eso se hace a través de una casillas donde se informa a través de metadatos. El sistema nos informa de todos esos datos para poder gestionarlos de tal manera que si, por ejemplo, Urbanismo abre un procedimiento administrativo y nos hace falta un informe de la Policía Local, ese cuerpo desde su pantalla tiene que ir a ese procedimiento administrativo y meter el documento".
El último Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos nominó a Tinajo al premio a la interoperabilidad, que finalmente se llevó la Comunidad de Madrid. El año pasado el municipio presentó su proyecto de Administración Electrónica en siete congresos, jornadas y en publicaciones. El Cabildo de Lanzarote, los ayuntamientos de Arrecife, San Bartolomé, Jaca, Girona, Puertos de Tenerife, Puertos del Ferrol y el Consejo Consultivo de Castilla y León han sido algunas de las instituciones que se han interesado por el modelo de Administración Digital de Tinajo y han valorado "la osadía de atrevernos a hacerlo y conseguirlo", concluyó Cabrera.
